Die vielfältigen Aufgaben im Arbeitsschutz können und sollen Sie nicht allein bewältigen. Lassen Sie sich nach Möglichkeit durch Ihre Mitarbeitenden unterstützen. Aufgaben im Arbeitsschutz können und sollen Sie an zuverlässige und fachkundige Personen im Verband bzw. in der Gemeinschaft übertragen.
Aber Achtung!
Die grundsätzliche Verantwortung bleibt immer bei Ihnen als Vorstand oder Leitungs- und Führungskraft.
Überlegen Sie daher genau, welche Aufgaben Sie an Mitarbeitende abgeben können.
Wenn keine vertragliche Pflichtenübertragung vorliegt, müssen Sie diese Aufgaben schriftlich übertragen. Nur so können Sie nachweisen, dass Sie für eine geeignete und angemessene Organisation des Arbeitsschutzes in Ihrem Verband/ Ihrer Gemeinschaft sorgen. In den übertragenen Bereichen sollen die Mitarbeitenden dann eigenständig die Aufgaben des Arbeitsschutzes umsetzen.
Die schriftliche Übertragung der einzeln aufgeführten Aufgaben macht den Mitarbeitenden diese Pflichten jeweils klar und entlastet Sie wirkungsvoll.
Erstellen Sie ein „Organigramm“, das die Aufgabenverteilung und die Verantwortung in Ihrem Verband/ Ihrer Gemeinschaft widerspiegelt. Dieses Organigramm hilft Ihnen zum einen die bestehende Aufgabenverteilung im Arbeitsschutz zu überblicken, zum anderen hilft es Ihnen, bisher nicht erkannte Ressourcen zu nutzen.
Schreiben Sie alle rechtlichen Pflichten im Arbeitsschutz auf, die Sie in Ihrer Funktion als Vorgesetzte/-r betreffen. Ihre Fachkräfte für Arbeitsschutz können Ihnen ihre Verpflichtungen, die sich aus Gesetzen und Verordnungen (z.B. Gefahrstoffverordnung, Biostoffverordnung, Betriebssicherheitsverordnung) ergeben, benennen. Auch die rotkreuzinternen Bestimmungen und Regelungen müssen beachtet werden.
Notieren Sie die bestehende Aufgabenverteilung im Arbeitsschutz und verteilen Sie dabei auch die Wahrnehmung bisher nicht berücksichtigter Arbeitsschutz-Aufgaben. Nutzen Sie z. B. den Vordruck „Aufgabenverteilung im Arbeitsschutz“.
Listen Sie die in Frage kommenden Mitarbeitenden auf und legen Sie die neue Aufgabenverteilung fest. So können Sie z.B. geeignete Mitarbeitende mit der Führung des Arbeits- und Gefahrstoffverzeichnisses (AGV) oder mit der Erstellung von Betriebsanweisungen beauftragen. Sie können auch Mitarbeitende, die bereits ähnlich geartete Aufgaben wahrnehmen, zusätzlich damit beauftragen.
Stimmen Sie sich dann mit den ausgewählten Mitarbeitenden ab und informieren Sie etwas zeitversetzt – nach abgeschlossener Übertragung – auch die übrigen Mitarbeitenden.
Bevor Sie Pflichten übertragen, sollten Sie klären, ob die vorgesehene Person für die Aufgaben ausreichend ausgebildet und informiert ist. Die Verpflichtung zur Wahrnehmung von Aufgaben im Arbeitsschutz kann, wenn im Verband oder in der Gemeinschaft vorhanden, in die entsprechende Stellenbeschreibung aufgenommen werden.
Eine rechtsverbindliche Übertragung von unternehmerischen Pflichten im Arbeitsschutz muss schriftlich festgehalten werden. Dazu kann der Vordruck „Bestätigung der Übertragung von Unternehmerpflichten“ verwendet werden.
Wenn Sie ASS persönlich weiterbearbeiten, können Sie auch Einzelaufgaben, die von Mitarbeitenden übernommen werden, in den Vordruck „Aufgabenverteilung im Arbeitsschutz“ übernehmen.
Sollen Aufgaben und Pflichten rechtsverbindlich übertragen werden, muss die Übertragung schriftlich erfolgen und von der Person, die die Aufgabe übernimmt, gegengezeichnet werden.
Heften Sie zuvor bereits geschlossene Vereinbarungen (z.B. Stellenbeschreibungen) ab und benutzen Sie die Vordrucke, um Ihrer Dokumentationspflicht nachzukommen.
Das Organigramm und die Aufgabenverteilung im Arbeitsschutz dienen als Übersicht.
Die Bestätigung der Übertragung von Unternehmerpflichten ist eine rechtsverbindliche Aufgabenübertragung, ähnlich einer Stellenbeschreibung.
Auch andere notwendige Übertragungen aufgrund weiterer gesetzlicher Bestimmungen (z.B. Brandschutzbeauftragte/-r, Evakuierungsbeauftragte/-r, HACCP-Beauftragte/-r, Hygiene-Beauftragte/-r) sind zu archivieren.
Abschließend muss noch die Beauftragung von bestimmten Personen mit der Wahrnehmung von speziellen Aufgaben im Arbeitsschutz erfolgen.
Dazu gehören z.B. die Bestellungen zum bzw. zur Sicherheitsbeauftragten und Ersthelfer/-in oder auch die Bestellung interner Beauftragter. Auch diese sollten Sie im ASS-Ordner archivieren.
Damit haben Sie den Bereich der Übertragung von unternehmerischen Pflichten abgearbeitet.
3-1 Organigramm (Muster für Kreisverband. Unser Kreisverband)
3-2 Aufgabenverteilung im Arbeitsschutz
3-3 Bestätigung der Übertragung von Unternehmerpflichten